Tko je obvezan izraditi
Informacije, koje trebaju biti dostupne pojedincima prema člancima 13., 14. i 15. Uredbe dužne su imati, bez iznimke, sva poduzeća. Nakon stupanja Uredbe na snagu iznimka, da poduzeća sa manje od 20 zaposlenika nisu dužna izraditi evidencija osobnih podataka, više se ne primjenjuje.
Obveza vođenja evidencija o aktivnostima obrade (članak 30 Uredbe) ne postoji samo ukoliko poduzeće zapošljava manje od 250 osoba osim ako:
- će obrada koju provodi vjerojatno prouzročiti visok rizik za prava i slobode ispitanika,
- ako obrada nije povremena
- ako obrada uključuje osjetljive osobne podataka (rasno ili etničko podrijetlo, politička mišljenja, vjerska ili filozofska uvjerenja ili članstvo u sindikatu te obrada genetskih podataka, biometrijskih podataka u svrhu jedinstvene identifikacije pojedinca, podataka koji se odnose na zdravlje ili podataka o spolnom životu ili seksualnoj orijentaciji pojedinca)
- ako je riječ o osobnim podacima u vezi s kaznenim osudama i kažnjivim djelima.
Kad će se upotrebljavati ?
Nakon stupanja na snagu Uredbe podatci, koji su bili do sada zapisani u evidencijama osobnih podataka, primjenjivati će se u troje slučaja:
- ispitaniku trebaju biti proslijeđeni uvijek, kad se podatci za upis u bazu prikupe sa njegove strane ili sa strane trećih osoba,
- ispitaniku trebaju biti proslijeđeni u bilo koje doba kasnije, kad su već u bazi, na zahtjev ispitanika (30 dana)
- trebaju biti proslijeđeni (u obliku evidencija o aktivnosti obrade) nadzornom tijelu, ukoliko ovaj to zatraži.
Što obuhvaćaju
Evidencija podataka o zaposlenima
Evidencija podataka o obrazovanju, razvoju i obuci zaposlenih
Evidencija podataka o uzdržavanim članovima obitelji zaposlenih radnika
Evidencija podataka o ozljedama na radu, kolektivnim nesrećama, opasnim pojavama, profesionalnim bolestima i bolestima u svezi s radom
Evidencija podataka o ljekarskim pregledima radnika
Evidencija podataka o obuci za sigurnost i zdravlje na radu
Evidencija podataka o zapošljavanju
Evidencija podataka o osobama poslanima na rad sa strane agencija za zapošljavanje
Evidencija podataka o studentskom radu
Evidencija podataka o realizaciji profesionalne prakse za studente i učenike
Evidencija podataka o pripravnicima
Evidencija podataka o stipendistima
Evidencija podataka o korištenju radnog vremena
Evidencija podataka o plaćama, službenim putovanjima i ostalim mjesečnim plaćanjima
Evidencija podataka o uporabi mobilnih telefona, automobila, zaštitne opreme i drugih sredstava danih na korištenje
Evidencija podataka o klijentima
Evidencija podataka o potraživanjima prema klijentima
Evidencija podataka o pritužbama klijenata
Evidencija podataka o potraživanjima od kupaca (ugovori o autorskim pravima, dijelu i drugi ugovori)
Evidencija podataka o članovima nadzornog odbora
Evidencija podataka o članovima uprave
Evidencija podataka o dioničarima / vlasnicima
Evidencija podataka o povezanim osobama
Evidencija podataka o kontaktima i zaposlenima kod poslovnih partnera
Evidencija podataka o potencijalnim poslovnim partnerima
Evidencija podataka o e-mailu
Evidencija podataka o ulascima u poslovne prostorije
Evidencija podataka o pravima zaposlenih na ulazak i kretanje po prostorijama
Evidencija podataka o sudionicima i pobjednicima nagradnih igara i promocija
Evidencija podataka o video nadzoru i druge