Fotokopiranje osebnih dokumentov: zakaj ni zakonito?

V praksi opažamo, da nekateri delodajalci, kot upravljavci osebnih podatkov, nemalokrat kreirajo zbirko osebnih podatkov iz osebnih dokumentov v obliki fotokopij le-teh. Kopiranje osebnih dokumentov urejata Zakon o osebni izkaznici (ZOIzk-1) glede osebnih izkaznic in Zakon o potnih listinah državljanov Republike Slovenije (ZPLD-1) glede potnih listov.

bureaucracy-2106924_1920

Ne glede na vrsto osebnega dokumenta, oba zakona določata, da je fotokopiranje le-teh dovoljeno samo v primerih, ki jih določa zakon. Ni torej dovolj, da je kopiranje predpisano v podzakonskem aktu ali celo v notranjih pravilih (npr. pravilniku) upravljavca, ne glede na to, ali gre za zasebni ali javni sektor.

Oba zakona pri kopiranju osebnih dokumentov določata stroge omejitve. Osebni dokument lahko namreč kopira njegov imetnik, poleg njega pa le notarji in finančne družbe, ki opravljajo finančne storitve, če ga potrebujejo za dokazovanje istovetnosti državljana.

Uporaba osebne izkaznice in potnega lista s strani upravljavca osebnih podatkov je torej omejena in namenjena ugotavljanju istovetnosti posameznika, kar je določeno tudi v Zakonu o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1), ki v drugem odstavku 18. člena določa, da lahko vsak upravljavec osebnih podatkov pred vnosom v zbirko osebnih podatkov preveri točnost osebnih podatkov z vpogledom v osebni dokument ali drugo ustrezno javno listino posameznika. Poudarjamo, da je za dosego namena predviden zgolj vpogled, izjemoma pa tudi prepis, ne pa tudi kopiranje in hramba kopije dokumenta.

Razlog za tako strogo ureditev je, da tako osebna izkaznica kot tudi potni list (in posledično tudi njuni kopiji) vsebujeta posnetek obraza posameznika, ki  ima tudi biometrične značilnosti. Glede zbiranja biometričnih podatkov pa veljajo strožja pravila varovanja, oziroma je pri zbiranju tovrstnih osebnih podatkov določena visoka stopnja previdnosti, njihova obdelava pa je omejena na najmanjšo nujno potrebno mero. Pri obdelavi biometričnih podatkov je več možnosti za kraje identitete in druge zlorabe.

Upravljavec lahko torej kopira in hrani kopijo osebnega dokumenta zgolj, če za vsak konkretni primer izkaže, da je to za dosego želenega namena nujno potrebno oziroma, da istega namena ni mogoče doseči zgolj z vpogledom v osebni dokument.

Skladno z zgoraj navedenim delodajalci kot upravljavci osebnih podatkov svojih zaposlenih za namen priprave pogodbe o zaposlitvi in morebitnih popravkov podatkov v svojih evidencah o delavcih, sicer lahko zahtevajo predložitev osebnega dokumenta, vanj vpogledajo in po potrebi tudi prepišejo določene podatke, da preverijo njihovo točnost, ne morejo pa zahtevati in hraniti kopije osebnih dokumentov, saj je, za dosego teh namenov, ne potrebujejo.

Nadalje se skladno s točko (e) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR), osebni podatki posameznika v obliki, ki dopušča njegovo identifikacijo, lahko hranijo le toliko časa, kolikor je to potrebno za namene, za katere se podatki obdelujejo, dalje pa le, če bodo tej podatki obdelani za namene arhiviranja v javnem interesu, znanstvene, zgodovinsko raziskovalne ali statistične namene. V nasprotnem primeru je potrebno osebne podatke, skladno z 21. členom ZVOP-1, takoj po dosegu namena varno uničiti.

Tudi v primeru, ko delavec, katerega podatki iz osebnega dokumenta se obdelujejo, kopijo osebnega dokumenta samovoljno predloži, še vedno ni podana ustrezna podlaga iz prvega odstavka 6. člena GDPR za upravljavčevo morebitno kopiranje in hrambo osebnega dokumenta. Delodajalec mora ob odsotnosti izrecne zakonske obveznosti, morebitne fotokopije osebnega dokumenta uničiti po pripravi pogodbe oziroma vnosu podatkov v obstoječo zbirko.

Pri letnem ažuriranju Evidenc dejavnosti obdelave in relevantne dokumentacije upravljavcev, ki ga izvajamo za naše stranke, spremljamo ustreznost podlag za obdelavo zbirk podatkov upravljavca in jih glede tega preventivno opozarjamo. Za morebitna vprašanja v zvezi z zakonitostjo obdelave zbirk osebnih podatkov pri vas nam pošljite sporočilo ali pa nas pokličite.