V zvezi z izdajanjem elektronskih plačilnih listin zaposlenim se pojavlja več pravnih vprašanj kot so:
- ali je plačilno listino mogoče izdati v elektronski obliki,
- ali se mora delavec strinjati z izdajo plačilne listine v elektronski obliki,
- ali se mora elektronska plačilna listina delavcu izročati v sistem pod njegovim nadzorom (denimo na njegov osebni elektronski naslov) ali se mu lahko izroča v sistem pod nadzorom delodajalca (na strežniku delodajalca),
- ali morata imeti delodajalec (in delavec) pri hrambi elektronskih dokumentov sprejeta notranja pravila elektronskega arhiviranja po ZVDAGA in podobno.
V nadaljevanju podajamo kratko razlago.
Izdaja plačilne liste delavcu je obveznost delodajalca po ZDR-1 za opustitev katere je predpisan prekršek in denarna kazen. Plačilna lista je po ZDR-1 in ZIZ izvršilni naslov in jo je potrebno vročiti delavcu osebno. Če je vročitev opravljena na način, da se dokument vroči v elektronski predal podjetja, je vprašanje ali je s tem zadoščeno zakonski dikciji, da je potrebno plačilo listo izročiti delavcu (čeprav to sicer ni sporno z vidika varstva osebnih podatkov, ob predpostavki da so podatki ustrezno zaščiteni, glej npr. mnenja IP
https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop/po%C5%A1iljanje-pla%C4%8Dilnih-list-po-elektronski-po%C5%A1ti-2
https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/6048a57a3bdb6 ).
Smisel zahteve da se plačilna lista kot izvršilni naslov izroči delavcu je v tem, da jo lahko delavec da v izvršbo, če plačila ne bi dobil, takšno dajanje v izvršbo pa je lahko pod vprašajem, če mu je plačilna lista izročena zgolj v sistem, ki je pod izključnim nadzorom delodajalca (primer: zaposleni se ne vrne na delo, dostopa do službenega maila od doma nima ali mu je onemogočen – kako bo v tem primeru uveljavljal svojo zakonsko pravico do posedovanja izvršilnega naslova v zvezi z dolgovano mu plačo?). Zaradi navedenega menimo, da je potrebno, da se delavec strinja s tem, da se mu elektronsko plačilno listo izroča v sistemu, ki je pod nadzorom delodajalca.
Z izdajanjem elektronskih plačilnih list se morajo delavci strinjati tudi zato ker gre pri plačilni listi za izvršilni naslov, ki mora imeti pravilno obliko in sestavine. Če je v elektronski obliki jo je potrebno, na strani tistega, ki se mu jo izda, tudi hraniti v elektronski obliki, potencialno za 10 let dokler traja izvršilni naslov, to pa pomeni, da mora imeti zaposleni praktično možnost zakonite hrambe takšnih dokumentov v elektronski obliki – na sistemu delodajalca ali na svojem zasebnem mail naslovu.
Pogoje za pravno veljavnost elektronskih dokumentov oz. kdaj se elektronski dokument lahko šteje za original postavljata ZEPEP in ZVDAGA. Elektronski izvod se lahko šteje za original takrat, ko je ob nastanku varno zajet v elektronski sistem za dolgoročno hrambo po ZVDAGA oz. elektronsko podpisan in časovno žigosan po ZEPEP ter dolgoročno hranjen po zahtevah ZEPEP/ZVDAGA. Če tega ni se lahko postavi vprašanje enakosti elektronskega dokumenta, ki ga je delodajalec dolžan hraniti, npr. ob obisku inšpektorja za delo, z elektronskim dokumentom kakršen je bil ko je delodajalec izdal plačilno listo, npr. kako bo lahko delodajalec dokazal, da dokumenta ni v podjetju nekdo izdelal ali spremenil dan pred obiskom inšpektorja?. Če elektronski dokumenti niso hranjeni v ustrezni obliki po ZEPEP/ZVDAGA nimajo enake veljave kot originali in bi se lahko štelo, da dokument nima pravne veljave oz. da ga sploh ni zaradi česar bi bil delodajalec v prekršku po področnem zakonu ki zahteva hrambo dokumentov, v tem primeru ZDR-1, čeprav ne bi bili v prekršku po ZEPEP/ZVDAGA (saj zakonodaja nobenega podjetja, razen v javnem sektorju, ne sili v vzpostavitev elektronske hrambe dokumentov dokler hrani pisne originale). Zaradi tega bi bilo hrambo elektronskih plačilnih list, če se bo ta izvajala na strežnikih delodajalca, potrebno urediti tudi z notranjimi pravili po ZVDAGA.
Smiselno je, da delodajalec v zvezi s tem pripravi tudi pravilnik o načinu izdajanja elektronskih plačilnih list v katerem je potrebno opredeliti:
- način izdajanja elektronskih plačilnih list,
- način pridobivanja privoljenj zaposlenih,
- sistem v katerega se bodo posredovali elektronski dokumenti,
- varovanje osebnih podatkov v zvezi s tem
- in ostalo.
Če bo delavec imel sam možnost hrambe dokumenta v elektronski obliki pri sebi se mu elektronska plačilna lista lahko vroča tudi na njegov naslov, sicer pa bi moral delodajalec zagotoviti, da se plačilne liste na njegovih strežnikih varno elektronsko hranjene, v skladu z notranjimi pravili izdelanimi po ZVDAGA.
Za vsak slučaj in za varstvo pravic delavcev bi bilo v pravilniku o izdajanju elektronskih plačilnih list smiselno določiti, da lahko delavci vedno zahtevajo tudi dokument v pisni obliki – pisna oblika je izvršilni naslov, kakršen mora biti po ZDR-1, če ni notranjih pravil za e-arhiviranje, ko se šteje, da je dokument v elektronski obliki avtomatsko enak originalu in s tem pravilen izvršilni naslov.
Delodajalec za hrambo podatkov v elektronski obliki (elektronsko arhiviranje) potrebuje notranja pravila za elektronsko arhiviranje po ZVDAGA saj brez notranjih pravil elektronski dokumenti (npr. elektronski računi, naročilnice, dobavnice, pogodbe, plačilne liste) nimajo apriorne pravne veljave. Pri pripravi notranjih pravil vam lahko pomagamo na IEPRI: