26.01.2025 se končuje 2-letno prehodno obdobje v katerem je bilo potrebno v skladu z 22. in 120. členom ZVOP-2 uvesti vodenje notranje sledljivosti obdelav osebnih podatkov.
Upravljavci zbirk osebnih podatkov so zavezani voditi dnevnik obdelave:
- kadar gre za redno in sistematično spremljanje posameznikov (kar pride v poštev za večino upravljavcev saj morajo delodajalci redno in sistematično spremljati zaposlene – npr. mesečno obračunavanje plač, odsotnosti itd., stranke ki so fizične osebe, npr. izdajanje računov, ali pa kontaktne osebe pri pravnih osebah, npr. pošiljanje newslettrov, vodenje korespondence itd.),
- kadar se v avtomatiziranih sistemih obdelave osebnih podatkov izvajajo obsežne obdelave posebnih vrst osebnih podatkov (velja samo za avtomatizirano/elektronsko obdelavo v informacijskih sistemih kjer se izvajajo obdelave posebnih vrst osebnih podatkov – npr. podatki o zdravstvenih stanjih, podatki o kaznovanosti, podatki o članstvu v sindikatu itd.),
- kadar je upravljavec z oceno učinka ugotovil tveganje, ki ga je mogoče učinkovito upravljati z vodenjem dnevnika obdelave,
- če tako posebej določa zakon (ZVOP-2 tako določa da je potrebno voditi sledljivost v zvezi z videonadzorom).
Dnevnik obdelave mora za vsako dejanja obdelave vsebovati:
- vrsto dejanja obdelave,
- datum in čas obdelave,
- identifikacijo osebe, ki je izvedla dejanje obdelave, ter
- identifikacijo uporabnikov osebnih podatkov, da je mogoče naknadno ugotoviti točno identiteto teh oseb.
Dnevnik notranjih obdelav je potrebno voditi DVE LETI od zaključka koledarskega leta, v katerem so bila zabeležena dejanja obdelave.
Dnevnika sledljivosti notranjih obdelav ne gre zamenjevati z dnevnikom sledljivosti zunanjih obdelav ki ga je potrebno voditi v skladu z 41. členom ZVOP-2 (kateri osebni podatki so bili posredovani, komu, kdaj in na kateri pravni podlagi, za kateri namen oziroma iz katerih razlogov oziroma za potrebe katerega postopka) DVE LETI od posamezne obdelave. Glede dnevnika sledljivosti zunanjih obdelav NI BILO DVELETNEGA PREHODNEGA OBDOBJA in ga morate voditi od 26.1.2023.