Elektronsko arhiviranje

1. julija 2014 je začela veljati novela Zakona o arhivskem in dokumentarnem gradivu (ZVDAGA-A), ki za zasebni sektor odpravlja obveznost potrjevanja notranjih pravil za elektronsko hrambo pri Arhivu RS ter poenostavlja postopke preverjanja skladnosti strojne opreme in storitev hrambe. 27. julija 2017 je bila vendarle sprejeta tudi Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 42/17), ki se je začela uporabljati s 1. 1. 2018 in ki podrobneje razčlenjuje nekatere določbe zakona, med drugim tudi vsebino notranjih pravil.

Ponudba je namenjena organizacijam, ki želijo v svojem poslovanju z drugimi organizacijami (B2B) in posamezniki (B2C) v celoti ali delno preiti na elektronski način sklepanja in izvrševanja pravnih poslov in komuniciranja v zvezi z njimi. Ponudba je prav tako namenjena organizacijam, ki želijo z elektronskim poslovanjem podpreti notranje poslovne procese (tok, potrjevanje in identifikacija internih dokumentov).
Elektronsko arhiviranje pride za organizacije v poštev v dveh primerih:

  • ko želijo elektronsko arhivirati dokumente, ki so tudi izvirno nastali v elektronski obliki (npr. pri elektronskem poslovanju)
  • ko želijo obstoječe pisne arhive spremeniti v elektronsko obliko in jih tako arhivirati.

Področje elektronskega arhiviranja ureja Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva in arhivih. Gre za zadnji sistemski zakon, ki je bil potreben, da bi bilo področje elektronskega poslovanja celovito zaokroženo. Tehnična infrastruktura za elektronsko poslovanje in arhiviranje obstaja že nekaj časa (infrastruktura javnih ključev, overitelji digitalnih certifikatov, overitelji časovnih žigov itd.), s sprejemom ZVDAGA pa je odpadla zadnja sistemska ovira za praktično uvajanje elektronskega poslovanja in elektronskih arhivov v podjetja. S sprejemom ZVDAGA ni več ovir za odpravo papirnih dokumentov in začetek čisto elektronskega poslovanja in arhiviranja.

Zakon zahteva od vseh organizacij, ki bodo vzpostavile elektronski arhiv, vzpostavitev celovitega sistema načrtovanja, izvajanja in spremljanja elektronskega arhiviranja, predvsem sprejem notranjih pravil za zajem in hrambo dokumentarnega gradiva, izdelavo drugih dokumentov v zvezi s pripravo na zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki, periodično dopolnjevanje notranjih pravil zaradi spremembe veljavnih predpisov, tehnološkega napredka in spoznanj stroke ter izvedbo drugih aktivnosti.

Storitve

Naše storitve s področja elektronskega arhiviranja obsegajo:

  1. Izdelava dokumentov,
    • Načrtovanje, vpeljava in vzdrževanje sistema elektronskega arhiviranja dokumentov,
    • Pomoč pri izvedbi postopkov (potrjevanje notranjih pravil, notranji nadzor, itd.).
  2. Načrtovanje, vpeljava in vzdrževanje sistema elektronskega arhiviranja dokumentov,
  3. Pomoč pri izvedbi postopkov (potrjevanje notranjih pravil, notranji nadzor, itd.).

Izdelki

S področja elektronskega arhiviranja nudimo sledeče izdelke:

  1. Dokumenti v zvezi s pripravo na zajem in hrambo gradiva (popis virov gradiva, priprava študije upravičenosti, priprava študije izvedljivosti, priprava analize tveganj in ukrepov za njihovo zmanjševanje).
  2. Notranja pravila za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki.

Komu je ponudba namenjena?

Ponudba je namenjena podjetjem in organizacijam, ki bi rade vzpostavila elektronski arhiv dokumentov in ki so po Zakonu o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva in arhivih zavezana za izdelavo notranjih pravil za arhiviranje in drugih spremljajočih dokumentov. Ponudba je namenjena tudi podjetjem, ki bi rada elektronsko arhivirala elektronske dokumente, ki izvirajo iz elektronskega poslovanja ter podjetjem, ki bi rada klasične papirne arhive spremenila v elektronski arhiv.